Proper trademark use and trademark marking

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Proper trademark use

A trademark should be used in a way that allows it to be immediately recognised as a trademark on a product and its packaging as well as in marketing materials and the like. Otherwise, trademark protection at some point may be forfeited. It is therefore important to follow a few "rules" when using the trademark. How strictly these rules need to be followed depends on the specific circumstances.

• Consistent use: Make sure to always use the trademark in the same way. This means using the same spelling and punctuation for word marks or the same dimensions and colours for logos.
• Use the trademark in a manner similar to an adjective before a noun indicating the goods or services, e.g. RED BULL energy drink or NETFLIX streaming services.

Avoid using the trademark as a singular or plural noun or as a verb.

• Distinguish the trademark from surrounding content, e.g. by writing it in bold or capital letters, in a different colour or font.
• Mark your trademark as a trademark by using generally accepted symbols (e.g. ®). See further details below.

Proper use manual

Prepare a manual documenting the correct use of a company's trademarks ("brand manual"). This manual will ensure uniform use of the mark within and outside the company, e.g. on labels, on the website, in advertising, on technical data sheets, etc.

The manual clarifies graphic standards for the proper use of:

• fonts
• sizes
• dimensions
• colours
• marking
• positioning

Trademark marking

Marking symbols help to identify trademarks and to clarify that your company considers a certain sign to function as your trademark. The following symbols are commonly understood symbols to identify trademarks in many countries:

• ®: This symbol generally indicates that the trademark is registered in the country in which the products are sold or the services are provided.

In some countries, use of ® might be considered misleading if the trademark is not (yet) registered in the relevant territory. Therefore, it is important to carefully research the respective rules for each country before using the ® symbol in connection with the trademark.

• ^TM: This symbol also can be used in connection with unregistered or not yet registered trademarks but may also be used for registered trademarks. It indicates to the public that a sign is intended to function as a trademark of a specific entity.

These symbols should be placed on the upper right corner of the trademark.

It is not necessary to use the symbol in advertising or technical data sheets each time the trademark is mentioned. In such cases it is recommended to include the marking symbol when the trademark is used most prominently and/or the first time it is used.

In longer publications or on websites it is a good idea to additionally use footnotes that indicate that specific signs are trademarks using the following text: "XYZ is a trademark of XYZ AG" or "X, Y and Z are trademarks of XYZ GmbH".

Summary and recommendations

• Protect your trademarks by adhering to the rules for proper use of trademarks.
• Ensure proper use of your trademarks by providing an adequate trademark use manual and train your employees accordingly.
• Use trademark marking. Be aware of different national rules for trademark marking in different countries.
• Document proper use of your trademarks in a continually updated use archive (see our blog)
• Also consider trademark registration (see our blog) and trademark monitoring (see our blog) to protect your trademarks.

Die korrekte Verwendung und Kennzeichnung von Marken

Die Eintragung und Überwachung Ihrer Marke sind wichtige Instrumente zum Schutz Ihrer Marke. Weiters ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Marke ordnungsgemäß verwendet wird und die Öffentlichkeit durch entsprechende Kennzeichnung darauf hingewiesen wird, dass ein Wort, ein Logo oder ein anderes Zeichen als Marke verwendet wird.

Eine Marke sollte so verwendet werden, dass sie auf einem Produkt und dessen Verpackung, in Werbematerialien usw. sofort als Marke erkennbar ist, da sonst der Markenschutz in Zukunft verloren gehen könnte. Daher ist es wichtig, bei der Verwendung der Marke einige Regeln zu beachten (wie streng diese "Regeln" zu befolgen sind, hängt von den jeweiligen Umständen ab):

• Einheitliche Verwendung: Achten Sie darauf, dass Sie die Marke immer in derselben Weise verwenden. Das bezieht sich z.B. auf die gleiche Schreibweise und Zeichensetzung für Wortmarken oder die gleichen Formate und Farben für Logos.
• Verwenden Sie die Marke ähnlich wie ein Adjektiv vor einem Hauptwort, welches auf die Waren/Dienstleistungen verweist, z. B. RED BULL Energy Drink oder NETFLIX Streaming Services.

Außerdem sollte die Verwendung der Marke als Hauptwort im Singular oder Plural oder als Verb vermieden werden.

• Unterscheiden Sie die Marke klar vom restlichen Text, z.B. indem Sie die Marke fett oder in Großbuchstaben, in einer anderen Farbe sowie Schriftart hervorheben.
• Kennzeichnen Sie Ihre Marke als Marke, indem Sie dafür übliche Symbole verwenden, z.B. ®. – weitere Informationen dazu finden Sie untenstehend

Handbuch zur Markenbenutzung

Es sollte ein Handbuch erstellt werden, das die richtige Verwendung der Marken des Unternehmens dokumentiert ("Brand Manual"). Dieses Handbuch soll die einheitliche Verwendung der Marke innerhalb und außerhalb des Unternehmens sicherstellen, z.B. auf Etiketten, auf der Webseite, in der Werbung sowie auf etwaigen Dokumenten usw.

In diesem Handbuch werden grafische Standards für die ordnungsgemäße Verwendung festgehalten, wie z.B.:

• Schriftart
• Größe
• Dimensionen
• Farben
• Kennzeichnung
• Platzierung

Kennzeichnung von Marken

Die Verwendung einschlägig bekannter Symbole hilft, Marken zu identifizieren und zu verdeutlichen, dass Ihr Unternehmen ein bestimmtes Zeichen als Ihre Marke betrachtet. In vielen Ländern werden folgende, allgemein bekannte Symbole zur Kennzeichnung von Marken verwendet:

• ®: Dieses Symbol weist üblicherweise darauf hin, dass die Marke in dem Land eingetragen ist, in dem die Produkte verkauft oder die Dienstleistungen erbracht werden.

In einigen Ländern kann die Verwendung des ® Symbols als irreführend sein, wenn die damit gekennzeichnete Marke in dem betreffenden Gebiet (noch) nicht eingetragen ist. Daher ist es wichtig, sich vor der Verwendung des ® Symbols über die entsprechenden Vorschriften im jeweiligen Land zu informieren.

• ^TM: Dieses Symbol kann auch in Verbindung mit (noch) nicht eingetragenen Marken verwendet werden, aber auch für bereits eingetragene Marken. Es weist die Öffentlichkeit darauf hin, dass ein Zeichen als Marke eines bestimmten Unternehmens angesehen wird.

Diese Symbole sollten jeweils in der oberen rechten Ecke der Marke positioniert werden.

Es ist nicht unbedingt erforderlich, das Symbol z.B. in der Werbung oder in Dokumenten bei jeder Erwähnung der Marke zu verwenden. In solchen Fällen empfiehlt es sich, das Symbol dort anzubringen, wo die Marke am auffälligsten verwendet wird und/oder wo sie erstmals Verwendung findet.

In längeren Broschüren oder auf Webseiten empfiehlt es sich, zusätzlich Fußnoten zu verwenden, die darauf hinweisen, dass bestimmte Zeichen Marken des Unternehmens sind, z.B. mit folgendem Text: "XYZ ist eine Marke der XYZ AG" oder "X, Y und Z sind Marken der XYZ GmbH".

Zusammenfassung und Empfehlungen

• Schützen Sie Ihre Marke, indem Sie die Regeln für die richtige Verwendung von Marken bestmöglich befolgen.
• Erstellen Sie ein Markenhandbuch, um die korrekte Verwendung Ihrer Marken sicherzustellen und schulen Sie auch Ihre Mitarbeiter:innen entsprechend.
• Kennzeichnen Sie Ihre Marken entsprechend und beachten Sie die unterschiedlichen nationalen Regeln für die Kennzeichnung von Marken in diversen Ländern.
• Dokumentieren Sie die ordnungsgemäße Verwendung Ihrer Marken in einem ständig aktualisierten Benutzungsarchiv (siehe unseren Blog).
• Nutzen Sie Markeneintragungen (siehe unseren Blog) und Markenüberwachung (siehe unseren Blog), um Ihre Marken zu schützen.

authors: Gudrun Irsa-Klingspiegl, Michael Woller