Recordals in the register – Keep records updated

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Types of recordals in the register

The steps to perform a recordal of the change in the register are different depending on the type of change.

1. Assignment – You have acquired a trademark or a trademark portfolio from another company, or you have acquired an entire company (including its trademarks).
2. Merger – A company has been merged into another company.
3. Change of name – Your company name has changed.
4. Change of address – Your company address has changed.

In some cases, several changes have to be reflected in order to provide full historical evidence of changes in trademark ownership. Let's say you have acquired a trademark portfolio. The old owner (the assignor) has changed its address but did not record this change in the register. It will be necessary now to evidence the change of address of the former owner and to then request the recordal of the change in ownership. This may even have to be done in separate recordals, depending on the national law and practice.

Is it really necessary to record changes?

The short answer is yes, and as soon as possible. If incorrect information is recorded for your trademark this can cause a number of problems.

In general, a change in ownership, name or address should be reflected in the corresponding Trademark Register as soon as possible after the change has become effective. The most obvious problem is that notifications from Trademark Offices cannot be safely sent to the trademark owner. In the worst case, you will lose your trademark right as no reaction could be taken in response to a cancellation action. This is not a real issue in case a representative is recorded in the register. But even so, differences in the recorded data and the actual company data cause difficulties when a current power of attorney has to be presented.

The longer you wait before making the recordal in the register, the harder it might become to have the change recorded. The most serious issue is if the previous owner no longer exists and an assignment can no longer be documented in the form required by a Trademark Office (often the notarised signature of an authorised signatory of the previous trademark owner is required). Besides the expense of remedying the situation, any time needed to set the register data straight may be very burdensome, especially if you need to quickly rely on a trademark in litigation. 

Documentation required for recordals

Most Trademark Offices require formal documentation to be presented for the recordal. This means either an official certificate (e.g. an extract from a Commercial Register showing historical data) or a signed agreement between the affected parties.

You always have to bear in mind that the various Trademark Offices have different formal requirements. Often notarisation is required, sometimes legalisation too (by apostille or through an embassy). This leads to varying levels of administrative coordination and costs.

Aufzeichnungen im Register - Halten Sie die Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand

Sie haben vor kurzem ein anderes Unternehmen oder nur einige Vermögenswerte (eine Marke oder sogar ein ganzes Markenportfolio) erworben? Ihr Unternehmen wurde mit einem anderen Unternehmen fusioniert? Oder Ihr Unternehmen hat seinen Namen oder seine Adresse geändert? Dann vergessen Sie nicht, diese Änderungen auch im entsprechenden Markenregister zu vermerken.

Arten von Eintragungen in das Register

Je nach Art der Änderung sind unterschiedliche Schritte für die Eintragung der Änderung in das Register erforderlich.

1. Übertragung - Sie haben von einem anderen Unternehmen eine Marke oder ein Markenportfolio oder ein ganzes Unternehmen (einschließlich der Marken des Unternehmens) erworben.
2. Verschmelzung - Ein Unternehmen wurde mit einem anderen Unternehmen verschmolzen.
3. Namensänderung - Der Name Ihres Unternehmens hat sich geändert.
4. Adressänderung – Die Adresse Ihres Unternehmens hat sich geändert.

In manchen Fällen müssen mehrere Änderungen berücksichtigt werden, um einen vollständigen historischen Nachweis der Inhaberschaft zu erhalten. Ein Beispiel: Sie haben ein Markenportfolio erworben. Der alte Eigentümer (=Übertragender) hat seine Adresse geändert, dies aber nicht in das Register eingetragen. Sie müssen nun die Änderung der Anschrift des früheren Inhabers nachweisen und dann die Eintragung der Änderung der Inhaberschaft beantragen. Je nach einzelstaatlichen Rechtsvorschriften und Gepflogenheiten kann es sogar erforderlich sein, dies in getrennten Eintragungen durchzuführen.

Ist es wirklich notwendig, Änderungen zu registrieren?

Die kurze Antwort lautet: Ja, und dies sollte so bald wie möglich geschehen. Wenn für Ihre Marke falsche Informationen eingetragen werden, kann dies in vielerlei Hinsicht zu Schwierigkeiten führen:

Im Allgemeinen sollte eine Änderung der Eigentumsverhältnisse, des Namens oder der Anschrift so bald wie möglich nach Wirksamwerden der Änderung in den entsprechenden Markenregistern eingetragen werden. Das offensichtlichste Problem ist, dass Mitteilungen von Markenämtern nicht sicher an den Markeninhaber geschickt werden können. Im schlimmsten Fall verlieren Sie Ihr Markenrecht, da auf einen Löschungsantrag keine Reaktion erfolgen kann. Dies ist kein tatsächliches Problem, wenn ein Vertreter in das Register eingetragen ist, aber auch wenn ein solcher eingetragen ist, führen Unterschiede zwischen den eingetragenen Daten und den tatsächlichen Firmendaten zu Schwierigkeiten, wenn eine aktuelle Vollmacht vorgelegt werden muss.

Je länger Sie mit der Eintragung in das Register warten, desto schwieriger kann es werden, die Änderung eintragen zu lassen, wobei das größte Problem auftritt, wenn der frühere Inhaber nicht mehr existiert und eine Übertragung nicht mehr in der von einem Markenamt geforderten Form dokumentiert werden kann (oft ist eine notariell beglaubigte Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten des früheren Markeninhabers erforderlich). Abgesehen vom Aufwand, der zur Rettung einer solchen Situation aufgebracht werden muss, kann die Zeit, die für die Berichtigung der Registerdaten benötigt wird, sehr nachteilig sein, wenn Sie sich etwa - schnell - auf eine Marke für einen Rechtsstreit stützen wollen.

Erforderliche Unterlagen für Eintragungen

Die meisten Markenämter verlangen, dass für die Eintragung eine förmliche Dokumentation vorgelegt wird. Dabei handelt es sich entweder um eine amtliche Bescheinigung (z. B. ein Auszug aus einem Unternehmensregister mit historischen Daten; in Österreich aus dem Firmenbuch) oder um eine unterzeichnete Vereinbarung zwischen den betroffenen Parteien.

Außerdem ist zu beachten, dass die verschiedenen Markenämter unterschiedliche formelle Anforderungen stellen - oft ist eine notarielle Beglaubigung erforderlich, manchmal zusätzlich eine Legalisierung (durch Apostille oder durch eine Botschaft). Dies führt zu unterschiedlichem administrativem Koordinationsaufwand und Kosten.

authors: Lisa Pozzobon, Christian Schumacher