Ein Do-it-yourself-Weg zur Legal-Tech-Lösung

This article was first published on DerStandard, 12.11.2020

Dass Legal Tech in der Anwaltsbranche angekommen ist, ist längst keine neue Erkenntnis mehr. Wichtig dabei ist, das große Ziel nicht aus den Augen zu verlieren: Arbeitsprozesse zu optimieren und Pain-Points zu reduzieren. Und das sowohl für den Mandanten als auch für den Juristen.

In der Transaktionsberatung ist das Tempo oftmals sehr hoch, die Menge an Dokumenten und Verträgen enorm. Bei größeren Finanzierungstransaktionen merken sowohl Jurist als auch Klient schnell, dass hunderte E-Mails pro Tag zwischen unzähligen Beratern und Entscheidungsträgern keine Seltenheit darstellen, wenn es darum geht, alle notwendigen Dokumente und Arbeitsprozesse abzustimmen oder auch Unterschriften an den verschiedensten Orten einzuholen.

In der Unternehmenssprache stellt das einen klassischen Pain Point dar: Neben der Rechtsberatung ist aber die Koordinierung dieser Abstimmungsprozesse für den Erfolg einer komplexen Transaktionsberatung mitunter entscheidend.

Schlechtes Transaktionsmanagement verursacht auf beiden Seiten hohen (zusätzlichen) Arbeitsaufwand, bringt Unübersichtlichkeit mit sich und verhindert den Fokus auf inhaltlich Wesentliches. Für diesen Pain Point gibt es inzwischen allerdings passende Legal-Tech-Therapien.

Schmerzverlagerung

Legal Tech ist der Sammelbegriff für digitale Lösungen, die Prozesse und Bereiche in der Rechtsanwaltsbranche optimieren (sollen). Die angebotenen Lösungen sind divers, das Angebot steigt immer weiter. Künstliche Intelligenz soll ebenso helfen wie die Automatisierung von Datenverarbeitungsprozessen.

Im Vordergrund muss aber allen voran nicht der Grad an Digitalisierung oder die Modernität der eingesetzten Technik stehen, sondern die konkreten Bedürfnisse des jeweiligen Mandanten, der jeweiligen Industrie oder Transaktion. Bedürfnisse, die die Berater meist am besten kennen.

Nicht immer können am Markt angebotene "One fits all"-Produkte all diese Bedürfnisse decken. Stolpert man in der täglichen Arbeit mit einer Lösung erst recht wieder über neue Pain Points, wurde der Schmerz nur verlagert – was nicht nur in der Rechtsbranche häufig passiert.

Mandantenkooperationsplattform

Um nachhaltige Lösungen zu etablieren, ist daher die genaue Kenntnis des Problems und eine enge Abstimmung zwischen Anwendern und Entwicklern notwendig. Mitunter kann auch die Eigenentwicklung von Legal Tech ein passender Schritt für Juristen sein.

Bei Schönherr hat man sich für diesen Weg entschieden, um Abstimmungsprozesse zwischen Berater und Mandant erheblich zu erleichtern. Das Ergebnis ist eine Mandantenkooperationsplattform, in der das gesamte Transaktions- und Prozessmanagement jederzeit gesteuert, koordiniert und für Mandanten wie Juristen auf einen Blick ersichtlich gemacht wird.

Mit "Together: your transaction manager" hat ein kanzleiinternes Projektteam bei Schönherr eine digitale Komplettlösung für Transaktions- und Prozessmanagement, basierend auf den Erfahrungen und Eindrücken der eigenen Juristen und deren Mandanten, entwickelt.

Im Vordergrund stehen dabei transaktionsspezifische Anwendungen, wie zum Beispiel die Abwicklung eines vollständigen Finanzierungsprozesses über mehrere Länder bis zur Auszahlung, Koordinierung von Banken in einer Restrukturierung oder zum Sammeln und Auswerten von Zeugenaussagen oder Editionsbegehren ("document production") in einem komplexen Schiedsverfahren.

Transparente Darstellung

All dies wird im Transaction-Manager transparent dargestellt, koordiniert und voll digital bearbeitet. Die gesamte Kommunikation erfolgt zentral und übersichtlich. Per Knopfdruck können Dokumente übermittelt oder den zuständigen Personen zur Überprüfung zugewiesen werden. Deadlines sind klar und übersichtlich, ebenso wie Zuständigkeiten und der gesamte Status quo aller Aufgaben.

Ausgangspunkt der Entwicklung war die bereits bestehende Together-Plattform, ein Datenraum, in dem Dokumente gesammelt und zur Verfügung gestellt wurden. Der Transaction-Manager greift dieses Konzept auf, konzentriert sich aber verstärkt auf den Prozess dahinter, insbesondere auf die Verantwortungszuweisung, Freigabeprozesse und Kollaboration.

Nein, braucht es nicht

Mehr als ein Jahr nach kanzleiweiter Einführung des Transaction-Manager wissen wir: Nein, es braucht zum erfolgreichen Abschluss einer Transaktion nicht wirklich hunderte E-Mails oder unzählige Abstimmungen. Auch ist dafür nicht immer vordergründig Hochtechnologie oder langjährige Entwicklung von Software notwendig.

Was Legal Tech weiterbringen kann, ist manchmal bloß das richtige Verständnis von Prozessen, das richtige Projektteam, Engagement und Zeit für die Umsetzung durch Juristen und Mandanten, die bereit sind, sich auf Neues einzulassen und altbewährte Arbeitsweisen kritisch zu hinterfragen.

Legal Tech birgt für die Anwaltsbranche ein immenses Potenzial. Am besten lässt es sich durch maßgeschneiderte Lösungen, auch außerhalb des Silicon Valley, entfalten. (Laurenz Schwitzer, 11.11.2020)