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While the legalisation requirements in connection with the assignment of trademark registrations were abolished in Austria a few years ago, everybody dealing with registered IP rights around the world knows that there are notarisation and legalisation requirements for documents like powers of attorney, affidavits or deeds of assignment.
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When it comes to trademarks, these documents are regularly required not only when initially applying, but also for renewals, assignments and litigation.
Apart from knowing which authorities to approach and what requirements they apply, our experience has shown us that the timing is especially important:
Thus, one should allow sufficient time for the legalisation process. In case of upcoming deadlines (such as for the renewal of a trademark registration or in pending proceedings) these steps should be started at an early stage.
Many countries are already member states of the Hague Apostille Convention. This allows for a simplified legalisation via the "Hague Apostille" – at least if no exceptions apply. For example, legalisation by apostille between Austria and the Philippines was not possible until recently, even though both countries are members of the Hague Apostille Convention, because Austria raised an objection against the Philippines' accession to the treaty (since withdrawn). The apostille replaces the traditional method of legalisation. It is issued by the competent Regional Court, rendering further processing by the Ministry of Foreign Affairs and foreign embassies/consulates obsolete. The document then fulfils the legalisation requirements of the destination country.
Zumindest im Zusammenhang mit Übertragungen von Markenregistrierungen sind die Beglaubigungserfordernisse in Österreich vor einigen Jahren weggefallen. Wer aber mit registrierten IP-Rechten in aller Welt zu tun hat, kennt das Thema weiterhin nur zu gut: Beglaubigungs- und Legalisierungserfordernisse bestehen für die unterschiedlichsten Dokumente, wie zB Vollmachten, eidesstattliche Erklärungen oder Übertragungsurkunden. Benötigt werden sie im Markenbereich regelmäßig nicht nur initial im Zuge der Anmeldung von Marken, sondern immer wieder auch bei Erneuerungen, Übertragungen und bei Markenstreitverfahren.
Abgesehen davon, dass man wissen muss, welche Stellen für die einzelnen Schritte zuständig sind und welche Anforderungen bestehen, ist unserer Erfahrung nach vor allem entsprechendes Timing wichtig:
Es sollte daher jedenfalls Zeit für das Durchlaufen sämtlicher Beglaubigungs- und Legalisierungsschritte eingeplant werden. Insbesondere bei anstehenden Fristen (wie etwa für die Erneuerung einer Markenregistrierung oder in anhängigen Verfahren) ist daher frühzeitig mit diesen Schritten zu beginnen.
Viele Länder sind bereits Mitgliedsstaaten des Haager Beglaubigungsübereinkommens. Dieses ermöglicht eine vereinfachte Legalisierung mittels "Haager Apostille" (jedenfalls sofern keine Ausnahmen vorliegen – so war die Beglaubigung mittels Apostille zwischen Österreich und den Philippinen, obwohl beide Länder Mitglied des Haager Übereinkommens waren, bis vor kurzem nicht möglich, weil Österreich gegen den Beitritt der Philippinen einen Einspruch erhoben hatte – dieser wurde mittlerweile zurückgezogen). Die Apostille ersetzt den herkömmlichen Weg der Legalisierung: Die Apostille wird vom zuständigen Landesgericht angebracht, die Wege zum Außenministerium und ausländischen Botschaften/Konsulaten entfallen und das Dokument erfüllt dann die Beglaubigungserfordernisse des Ziellands.
authors: Melanie Gall, Michael Woller
Melanie
Gall
Trademark & Design Specialist
austria vienna
Why is it important to document the use of my trademark?
Are you the proud owner of a trademark registration? – Please keep in mind that registration alone might not always suffice to ensure protection. In most jurisdictions, after a certain period of time you must prove that you are using your trademark for the protected goods/services – either actively or at least in case of a third-party contention. Otherwise, you risk the partial or total deletion of your trademark registration from the trademark register.
trademark & design management
Schoenherr has more than 60 years of experience in the administration and enforcement of trademarks and designs, supporting clients in trademark administration and management, design litigation and more.