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When it comes to trademarks, these documents are regularly required not only when initially applying, but also for renewals, assignments and litigation.

The path to legalisation: the document passes through many hands

1. Execution of the document (in case of a legal entity: by the authorised representatives; in case of a natural person: by the person themselves).
2. Notarisation of the signature (and signing authorisation, if applicable).
3. Certification by the competent Regional Court.
4. Authentication by the Ministry of Foreign Affairs.
5. Legalisation by the consulate/embassy of the destination country.
6. In some countries further local legalisation is necessary.

What needs be considered when legalising a document?

Apart from knowing which authorities to approach and what requirements they apply, our experience has shown us that the timing is especially important:

• The original documents need to travel: postal routes and messenger routes for document submission and collection should be taken into account
• Often appointments at the relevant authorities (Ministry of Foreign Affairs, embassy or consulate) are required; waiting times vary widely
• In some cases, legalisation is only possible via embassies or consulates abroad
• Additional documents such as forms, passport copies or company register excerpts may be required, triggering further timing issues

Thus, one should allow sufficient time for the legalisation process. In case of upcoming deadlines (such as for the renewal of a trademark registration or in pending proceedings) these steps should be started at an early stage.

The Hague Apostille Convention

Many countries are already member states of the Hague Apostille Convention. This allows for a simplified legalisation via the "Hague Apostille" – at least if no exceptions apply. For example, legalisation by apostille between Austria and the Philippines was not possible until recently, even though both countries are members of the Hague Apostille Convention, because Austria raised an objection against the Philippines' accession to the treaty (since withdrawn). The apostille replaces the traditional method of legalisation. It is issued by the competent Regional Court, rendering further processing by the Ministry of Foreign Affairs and foreign embassies/consulates obsolete. The document then fulfils the legalisation requirements of the destination country.

Beglaubigungen und Legalisierungen von IP-Dokumenten – gewusst wie!

Zumindest im Zusammenhang mit Übertragungen von Markenregistrierungen sind die Beglaubigungserfordernisse in Österreich vor einigen Jahren weggefallen. Wer aber mit registrierten IP-Rechten in aller Welt zu tun hat, kennt das Thema weiterhin nur zu gut: Beglaubigungs- und Legalisierungserfordernisse bestehen für die unterschiedlichsten Dokumente, wie zB Vollmachten, eidesstattliche Erklärungen oder Übertragungsurkunden. Benötigt werden sie im Markenbereich regelmäßig nicht nur initial im Zuge der Anmeldung von Marken, sondern immer wieder auch bei Erneuerungen, Übertragungen und bei Markenstreitverfahren.

Der Weg zur Legalisierung – das Dokument geht durch viele Hände

1. Unterzeichnung des Dokuments (im Falle einer juristischen Person: durch die für diese zeichnungsbefugten Personen; im Falle einer natürlichen Person: durch die Person selbst);
2. notarielle Beglaubigung der Unterschrift (und gegebenenfalls Zeichnungsberechtigung);
3. Zwischenbeglaubigung durch das zuständige Landesgericht;
4. Überbeglaubigung durch das Bundesministerium für Europäische und Internationale Angelegenheiten (BMEIA)
5. Legalisierung durch das Konsulat/die Botschaft des Ziellands
6. Manche Länder sehen vor Ort sogar noch einen weiteren Legalisierungsschritt vor.

Was ist bei einer Legalisierung zu beachten?

Abgesehen davon, dass man wissen muss, welche Stellen für die einzelnen Schritte zuständig sind und welche Anforderungen bestehen, ist unserer Erfahrung nach vor allem entsprechendes Timing wichtig:

• Die Dokumente müssen im Original "wandern": Zeiten für Postwege und Botenwege für die Einreichung und Abholung des Dokuments sollten daher eingeplant werden
• Oft werden Termine bei den zuständigen Behörden (Außenministerium, Botschaft bzw Konsulat) benötigt – die Wartezeiten variieren zum Teil stark
• Zum Teil sind Legalisierungen nur über im Ausland ansässige Botschaften bzw Konsulate möglich
• Teilweise werden zusätzliche Dokumente wie spezielle Formulare, Reisepasskopien, Firmenbuchauszüge benötigt, deren Anfertigung ebenfalls Zeit benötigt

Es sollte daher jedenfalls Zeit für das Durchlaufen sämtlicher Beglaubigungs- und Legalisierungsschritte eingeplant werden. Insbesondere bei anstehenden Fristen (wie etwa für die Erneuerung einer Markenregistrierung oder in anhängigen Verfahren) ist daher frühzeitig mit diesen Schritten zu beginnen.

Das Haager Beglaubigungsübereinkommen

Viele Länder sind bereits Mitgliedsstaaten des Haager Beglaubigungsübereinkommens. Dieses ermöglicht eine vereinfachte Legalisierung mittels "Haager Apostille" (jedenfalls sofern keine Ausnahmen vorliegen – so war die Beglaubigung mittels Apostille zwischen Österreich und den Philippinen, obwohl beide Länder Mitglied des Haager Übereinkommens waren, bis vor kurzem nicht möglich, weil Österreich gegen den Beitritt der Philippinen einen Einspruch erhoben hatte – dieser wurde mittlerweile zurückgezogen). Die Apostille ersetzt den herkömmlichen Weg der Legalisierung: Die Apostille wird vom zuständigen Landesgericht angebracht, die Wege zum Außenministerium und ausländischen Botschaften/Konsulaten entfallen und das Dokument erfüllt dann die Beglaubigungserfordernisse des Ziellands.

authors: Melanie Gall, Michael Woller