Aktuelle gesellschaftsrechtliche Maßnahmen nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV

Einleitung

Das COVID-19-GesG sowie dessen Durchführungsverordnung (COVID-19-GesV) bringen gewisse Erleichterungen zur Abhaltung von Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von Gesellschaften1 sowie zur Aufstellung und Einreichung von Jahresabschlüssen. Im Folgenden werden diese Neuerungen dargestellt.

Willensbildung des Vorstands/der Geschäftsführung

Schon vor dem COVID-19-GesG war für die Willensbildung des Vorstands/der Geschäftsführung die physische Anwesenheit nicht erforderlich, sodass Beschlüsse auch über moderne Kommunikationsmittel (Videokonferenz, Telefonkonferenz, E-Mail, Telefax etc) gefasst werden konnten. Das COVID-19-GesG bringt diesbezüglich keine Neuerungen: Nach wie vor ist für eine Willensbildung des Vorstands/der Geschäftsführung die physische Anwesenheit nicht erforderlich, sodass Beschlüsse auch über moderne Kommunikationsmittel gefasst werden können.

Online-Aufsichtsratssitzung einer AG/GmbH

Gemäß COVID-19-GesV ist die Durchführung einer virtuellen Aufsichtsratssitzung zulässig, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Sitzung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht. Dabei muss es jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen. Falls einzelne, höchstens jedoch die Hälfte der Aufsichtsratsmitglieder nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen, so ist es auch ausreichend, wenn die betreffenden Aufsichtsratsmitglieder nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind. Auch bloß akustisch Zugeschaltene gelten aber in jeder Hinsicht als Teilnehmer, weshalb sie zB auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen sind.

Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie dabei zum Einsatz kommt, ist grundsätzlich von dem Aufsichtsratsvorsitzenden zu treffen.

Wenn aufgrund von COVID-19 die Durchführung von Aufsichtsratssitzungen bis zum 30. April 2020 nicht möglich ist, stellt dies nach COVID-19-GesG keine Verletzung von § 94 Abs 3 AktG (Pflicht zur quartalweisen Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen) dar.

Online-Generalversammlung einer GmbH

Auch die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung ist unter den im Punkt 3. dargestellten Voraussetzungen zulässig.2 Die Entscheidung, ob und in welcher Form eine virtuelle Versammlung stattfinden soll, obliegt grundsätzlich der Geschäftsführung. Dabei sind neben den Interessen der Gesellschaft (zB an einem geregelten Ablauf der Versammlung) auch die – bekannten oder mutmaßlichen – Interessen der Gesellschafter (zB deren technische Ausstattung) zu berücksichtigen. In der Einberufung der virtuellen Generalversammlung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen.

Außerdem wird durch die Verordnung klargestellt, dass es durch die Neuerungen zu keinerlei Einschränkungen von bereits bisher bestehenden Möglichkeiten kommt, Abstimmungen auf sonstige Weise (zB durch Umlaufbeschluss) durchzuführen.

Für die Gültigkeit mancher Vorgänge während einer Generalversammlung ist die Mitwirkung eines Notars erforderlich (vgl etwa § 49 Abs 1 GmbHG). Dass diese Beurkundungen etc auch ohne persönliche Anwesenheit des Notars, sondern „unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit“ vorgenommen werden können, ergibt sich aus § 90a NO.

Online-Hauptversammlung einer AG

Gemäß COVID-19-GesV ist es für die virtuelle Hauptversammlung einer AG auch ausreichend, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Verbindung in Echtzeit besteht, wobei der einzelne Aktionär dem Verlauf der Versammlung nur folgen kann, aber auf andere Weise in die Lage versetzt wird, während der Versammlung Wortmeldungen (Fragen, Beschlussanträge) abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen. Auch hier gilt aber (genauso wie bei einer Generalversammlung oder einer Aufsichtsratssitzung): Falls einzelne, höchstens jedoch die Hälfte der Aktionäre nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen, so ist es auch ausreichend, wenn die betreffenden Aktionäre nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind. Ergänzend sind die Bestimmungen über die Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und die Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) sinngemäß anzuwenden.

Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der Hauptversammlung kann auch eine Übertragung der Hauptversammlung (§ 102 Abs 4 AktG) und/oder eine Abstimmung per Brief (§ 127 AktG) erfolgen, auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist.

Auch in der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung bestehen. Wenn diese Informationen in der Einberufung der Hauptversammlung noch nicht enthalten sind, so ist es ausreichend, wenn diese Informationen ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung gemäß § 108 Abs 3 bis 5 AktG bereitgestellt werden und dies in der Einberufung angekündigt wird. Hat eine AG die Einberufung ihrer Hauptversammlung bereits vor der Kundmachung der COVID-19-GesV im Bundesgesetzblatt veröffentlicht (dh vor dem 08.04.2020), so reicht es, wenn diese Informationen ab dem 14. Tag vor der Hauptversammlung gemäß § 108 Abs 3 bis 5 AktG bereitgestellt werden.

Wenn die Hauptversammlung einer börsenotierten Gesellschaft, einer Gesellschaft im Sinn des § 10 Abs 1 Z 2 AktG oder einer Gesellschaft mit mehr als 50 Aktionären übertragen wird (§ 102 Abs 4 AktG), so kann vorgesehen werden, dass die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung nur durch einen besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen kann.

Als besondere Stimmrechtsvertreter hat die Gesellschaft zumindest vier geeignete und von ihr unabhängige Personen vorzuschlagen, von denen zumindest zwei Rechtsanwälte oder Notare sein müssen. Die Kosten der besonderen Stimmrechtsvertreter trägt die Gesellschaft.

Verschiebung einer Haupt- bzw Generalversammlung

Gemäß COVID-19-GesG wurde die Frist für Abhaltung der ordentlichen Haupt- bzw der Generalversammlung einer AG bzw GmbH vorübergehend um vier Monate auf zwölf Monate verlängert. Die ordentliche Haupt- bzw Generalversammlung muss dementsprechend nicht innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres, sondern innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden AG bzw GmbH stattfinden.

Jahresabschluss

Durch das COVID-19-GesG wurde die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses um vier Monate verlängert, sodass der Vorstand bzw die Geschäftsführung einer AG bzw GmbH den Jahresabschluss innerhalb von neun Monaten nach Ende des Geschäftsjahres aufzustellen haben.

Ferner wurde auch die Frist für die Einreichung des Jahresabschlusses um drei Monate verlängert, sodass der Jahresabschluss einer AG bzw GmbH spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen ist.

1 Unter dem Begriff „Gesellschaften“ sind hier folgende Rechtsformen zu verstehen: Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft, Genossenschaft, Privatstiftung, Verein, Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit, kleiner Versicherungsverein, eine Sparkasse, wobei in weiterer Folge in diesem Beitrag nur auf die Rechtsfragen betreffend AG und GmbH eingegangen.

2 Ausführungen unter Punkt 3. gelten sinngemäß für Abhaltung einer virtuellen Generalversammlung einer GmbH.

Authors: Roman Perner, Zurab Simonishvili