Beglaubigungen und Legalisierungen von IP-Dokumenten – gewusst wie!

Der Weg zur Legalisierung – das Dokument geht durch viele Hände

1. Unterzeichnung des Dokuments (im Falle einer juristischen Person: durch die für diese zeichnungsbefugten Personen; im Falle einer natürlichen Person: durch die Person selbst);
2. notarielle Beglaubigung der Unterschrift (und gegebenenfalls Zeichnungsberechtigung);
3. Zwischenbeglaubigung durch das zuständige Landesgericht;
4. Überbeglaubigung durch das Bundesministerium für Europäische und Internationale Angelegenheiten (BMEIA)
5. Legalisierung durch das Konsulat/die Botschaft des Ziellands
6. Manche Länder sehen vor Ort sogar noch einen weiteren Legalisierungsschritt vor.

Was ist bei einer Legalisierung zu beachten?

Abgesehen davon, dass man wissen muss, welche Stellen für die einzelnen Schritte zuständig sind und welche Anforderungen bestehen, ist unserer Erfahrung nach vor allem entsprechendes Timing wichtig:

• Die Dokumente müssen im Original "wandern": Zeiten für Postwege und Botenwege für die Einreichung und Abholung des Dokuments sollten daher eingeplant werden
• Oft werden Termine bei den zuständigen Behörden (Außenministerium, Botschaft bzw Konsulat) benötigt – die Wartezeiten variieren zum Teil stark
• Zum Teil sind Legalisierungen nur über im Ausland ansässige Botschaften bzw Konsulate möglich
• Teilweise werden zusätzliche Dokumente wie spezielle Formulare, Reisepasskopien, Firmenbuchauszüge benötigt, deren Anfertigung ebenfalls Zeit benötigt

Es sollte daher jedenfalls Zeit für das Durchlaufen sämtlicher Beglaubigungs- und Legalisierungsschritte eingeplant werden. Insbesondere bei anstehenden Fristen (wie etwa für die Erneuerung einer Markenregistrierung oder in anhängigen Verfahren) ist daher frühzeitig mit diesen Schritten zu beginnen.

Das Haager Beglaubigungsübereinkommen

Viele Länder sind bereits Mitgliedsstaaten des Haager Beglaubigungsübereinkommens. Dieses ermöglicht eine vereinfachte Legalisierung mittels "Haager Apostille" (jedenfalls sofern keine Ausnahmen vorliegen – so war die Beglaubigung mittels Apostille zwischen Österreich und den Philippinen, obwohl beide Länder Mitglied des Haager Übereinkommens waren, bis vor kurzem nicht möglich, weil Österreich gegen den Beitritt der Philippinen einen Einspruch erhoben hatte – dieser wurde mittlerweile zurückgezogen). Die Apostille ersetzt den herkömmlichen Weg der Legalisierung: Die Apostille wird vom zuständigen Landesgericht angebracht, die Wege zum Außenministerium und ausländischen Botschaften/Konsulaten entfallen und das Dokument erfüllt dann die Beglaubigungserfordernisse des Ziellands.

Autoren: Melanie Gall, Michael Woller